Как малому и среднему бизнесу управлять IT-бюджетом без лишних расходов

Введение
Многие компании в Латвии и за её пределами сталкиваются с одинаковой проблемой: расходы на ИТ растут, но эффективность не всегда повышается. Закупка оборудования, лицензии, поддержка пользователей, безопасность, облака — всё это требует вложений. Но как сделать так, чтобы ИТ работало на бизнес, а не превращалось в бесконечную статью расходов?

1. Разделите IT-бюджет на категории

Первый шаг — понять, куда уходят деньги. Обычно расходы можно разделить на 4 блока:

• Оборудование (компьютеры, серверы, сеть, принтеры).

• Программное обеспечение и лицензии (Windows, Microsoft 365, антивирусы, бизнес-приложения).

• Поддержка пользователей и инфраструктуры (зарплаты ИТ-специалистов или контракты на обслуживание).

• Безопасность и развитие (резервное копирование, кибербезопасность, новые проекты).

Совет: если у вас нет чёткого деления расходов, начните хотя бы с Excel-таблицы и разметки по этим категориям. Уже через месяц вы увидите картину.

2. Избавьтесь от "невидимых расходов"

Многие компании переплачивают, даже не замечая этого:

• Лицензии, которые никто не использует.

• Старое оборудование, которое требует дорогого ремонта.

• Подписки «на всякий случай».

Пример: в одной компании мы нашли 17 лишних лицензий Microsoft 365, которые никто не активировал. После отключения сэкономили более 2 000 € в год.

3. Рассмотрите аутсорсинг вместо штатного ИТ-отдела

Для компаний до 200 сотрудников держать собственную ИТ-команду часто дороже, чем иметь внешнего партнёра.

• Нет расходов на зарплаты и налоги.

• Есть предсказуемая цена (обычно абонентский платёж).

• Доступ к экспертам разного профиля (сетевики, DevOps, администраторы).

Если у вас всего один ИТ-специалист, он может заболеть или уйти в отпуск. А с партнёром SLA гарантирует поддержку 24/7.

4. Планируйте обновления заранее

Большая ошибка — откладывать замену серверов или рабочих станций «до последнего». В итоге техника выходит из строя неожиданно, бизнес простаивает, а замена стоит дороже.

Лучше обновлять по плану:

• Компьютеры каждые 4–5 лет.

• Серверы каждые 5–6 лет.

• Лицензии — по срокам поддержки производителя.

5. Используйте облака с умом

Не всегда выгодно переводить всё в облако. Для некоторых задач облака действительно экономят деньги (почта, документооборот, резервное копирование), а для других — могут быть дороже, чем локальные серверы.

Совет: сравните TCO (total cost of ownership) на 3–5 лет — иногда гибридное решение выгоднее, чем полный переход в облако.

6. Не экономьте на безопасности

Один серьёзный инцидент (например, шифровальщик) может обойтись дороже, чем вся годовая поддержка ИТ. Минимальный набор:

• Антивирус и EDR.

• Бэкапы и тестирование восстановления.

• Двухфакторная аутентификация.

• Регулярные обновления.

Заключение

Оптимизация ИТ-бюджета — это не сокращение расходов любой ценой, а правильное распределение инвестиций. Компании, которые думают стратегически, получают от технологий конкурентное преимущество, а не только новые счета от вендоров.

В KSK IT мы помогаем компаниям выстраивать прозрачный и предсказуемый ИТ-бюджет: от инвентаризации до внедрения решений. Если вы хотите понять, где можно сэкономить, а где стоит инвестировать — свяжитесь с нами.