Kā maziem un vidējiem uzņēmumiem pārvaldīt IT budžetu bez liekām izmaksām

Ievads

Daudzi uzņēmumi Latvijā un ārpus tās saskaras ar vienu un to pašu problēmu: IT izmaksas pieaug, bet efektivitāte ne vienmēr uzlabojas.
Iekārtas, licences, lietotāju atbalsts, drošība, mākoņpakalpojumi — tas viss prasa ieguldījumus.

Kā panākt, lai IT strādā biznesa labā, nevis kļūst par bezgalīgu izmaksu pozīciju?

1. Sadaliet IT budžetu kategorijās

Pirmais solis — saprast, kur aizplūst nauda.
Lielāko daļu IT izdevumu var iedalīt četrās grupās:

• Iekārtas (datori, serveri, tīklošanas ierīces, printeri)

• Programmatūra un licences (Windows, Microsoft 365, antivīrusi, biznesa lietotnes)

• Lietotāju un infrastruktūras atbalsts (IT speciālistu algas vai apkalpošanas līgumi)

• Drošība un attīstība (rezerves kopijas, kiberdrošība, jauni projekti)

???? Padoms: Ja jums vēl nav skaidras izdevumu struktūras, sāciet ar vienkāršu Excel tabulu, sadalot izmaksas šajās kategorijās.
Jau pēc mēneša jūs redzēsiet daudz skaidrāku ainu.

2. Likvidējiet “neredzamos izdevumus”

Daudzi uzņēmumi pārmaksā, paši to nemanot:

• Neizmantotas licences

• Novecojis aprīkojums ar dārgu uzturēšanu

• Abonementi “katram gadījumam”

Piemērs: kādā uzņēmumā mēs atklājām 17 neaktīvas Microsoft 365 licences.
Pēc to atslēgšanas uzņēmums ietaupīja vairāk nekā 2 000 € gadā.

3. Apsveriet ārpakalpojumu iespējas

Uzņēmumiem līdz 200 darbiniekiem iekšējā IT nodaļa bieži izmaksā dārgāk nekā ārpakalpojums.

Ārējā IT partnera priekšrocības:

• Nav algu un nodokļu izmaksu

• Fiksēta un prognozējama mēneša maksa

• Pieeja speciālistiem ar dažādu profilu (tīklu inženieri, DevOps, administratori)

Ja jums ir tikai viens IT speciālists, viņš var saslimt vai doties atvaļinājumā.
Ar ārējo partneri SLA nodrošina atbalstu 24/7 un darbības nepārtrauktību.

4. Plānojiet atjauninājumus savlaicīgi

Bieža kļūda — atlikt iekārtu nomaiņu “līdz pēdējam brīdim”.
Kad tā beidzot notiek, dīkstāves un steidzama nomaiņa izmaksā daudz vairāk.

Labāka pieeja ir plānveida atjaunošana:

• Darba stacijas — ik pēc 4–5 gadiem

• Serveri — ik pēc 5–6 gadiem

• Licences — saskaņā ar ražotāja atbalsta termiņiem

Tas nodrošina stabilitāti un samazina neplānotus izdevumus.

5. Izmantojiet mākoņpakalpojumus gudri

Ne vienmēr izdevīgi pārcelt visu uz mākoni.
Dažiem uzdevumiem (e-pasts, dokumentu apmaiņa, rezerves kopijas) mākoņi tiešām samazina izmaksas,
bet citos gadījumos lokālie serveri var būt efektīvāki un lētāki.

???? Padoms: Salīdziniet kopējās īpašumtiesību izmaksas (TCO) 3–5 gadu periodā.
Bieži hibrīda risinājums (daļa lokāli, daļa mākonī) ir optimālākais variants.

6. Neekonomējiet uz drošību

Viens nopietns incidents — piemēram, šifrējošais vīruss — var izmaksāt vairāk nekā viss gada IT budžets.
Minimālais drošības komplekts:

• Antivīruss un EDR risinājumi

• Datu rezerves kopijas un atjaunošanas pārbaude

• Divu faktoru autentifikācija

• Regulāri atjauninājumi un ielāpi

Drošības ieguldījumi vienmēr atmaksājas.

Noslēgumā

IT budžeta optimizācija nav par jebkādu izmaksu samazināšanu — tā ir gudra ieguldījumu pārvaldība.
Uzņēmumi, kas domā stratēģiski, izmanto tehnoloģijas kā konkurences priekšrocību, nevis tikai kā izdevumu avotu.

KSK IT palīdz uzņēmumiem veidot caurspīdīgu un prognozējamu IT budžetu — no inventarizācijas līdz risinājumu ieviešanai.
Ja vēlaties saprast, kur var ietaupīt un kur ir vērts ieguldīt, sazinieties ar mums — mēs palīdzēsim atrast labāko pieeju tieši jūsu biznesam.