CIO pakalpojums vai IT vadītājs - ko izvēlēties?

Brīdī, kad uzņēmumā sāk pieaugt sistēmu skaits, drošības prasības un atkarība no datiem, jautājums vairs nav par to, vai IT vadība ir vajadzīga. Jautājums ir cits - CIO pakalpojums vai IT vadītājs būs piemērotāks tieši jūsu uzņēmuma situācijai. Mazam vai vidējam uzņēmumam šī izvēle ietekmē ne tikai budžetu, bet arī spēju samazināt dīkstāves risku, ieviest pārmaiņas bez haosa un pieņemt tehnoloģiju lēmumus ar biznesa loģiku.

Kad jautājums par IT vadību kļūst kritisks

Parasti uzņēmumi līdz šim lēmumam nenonāk teorētisku apsvērumu dēļ. Tas notiek pēc konkrētiem signāliem. Piemēram, infrastruktūra ir izaugusi no vienkārša biroja tīkla līdz vairāku atrašanās vietu videi, daļa sistēmu ir mākonī, daļa palikusi lokāli, pieaug kiberdrošības prasības, bet iekšēji neviens pilnībā nepārrauga kopainu.

Citā scenārijā uzņēmums aug straujāk nekā tā iekšējie procesi. Tiek pieņemti jauni darbinieki, atvērta filiāle, notiek ERP vai CRM maiņa, un kļūst skaidrs, ka ar atsevišķiem tehniķiem vai ārējiem izpildītājiem vairs nepietiek. Ir vajadzīgs kāds, kurš ne tikai novērš problēmas, bet nosaka prioritātes, izvērtē riskus un sasaista IT ar uzņēmuma mērķiem.

Tieši šeit parādās izvēle starp pilna laika iekšējo IT vadītāju un ārpakalpojuma CIO modeli.

CIO pakalpojums vai IT vadītājs - galvenā atšķirība

Lai lēmums būtu pamatots, ir svarīgi nošķirt lomas. IT vadītājs uzņēmumā parasti ir pilna laika darbinieks ar atbildību par ikdienas IT pārvaldību, komandas koordinēšanu, piegādātāju vadību, budžetu un tehnoloģiju attīstību. Ja uzņēmums ir pietiekami liels, šis modelis darbojas labi, jo vadītājs ir pilnībā iegremdēts organizācijas procesos un kultūrā.

Savukārt CIO pakalpojums nozīmē ārēji piesaistītu augsta līmeņa IT vadību noteiktā apjomā. Tas nav tikai konsultants, kurš reizi ceturksnī uzraksta rekomendāciju sarakstu. Pareizi organizēts CIO pakalpojums nodrošina stratēģisku IT virzību, uzraudzību, risku izvērtēšanu, tehnoloģiju plānošanu, budžeta kontroli un vadības līmeņa iesaisti bez nepieciešamības algot pilna laika C līmeņa speciālistu.

Praksē tas nozīmē, ka uzņēmums pērk kompetenci, pieredzi un vadības ietvaru, nevis tikai vienu amata vietu.

Kad iekšējais IT vadītājs ir pareizā izvēle

Ir situācijas, kurās pilna laika IT vadītājs ir loģiskāks risinājums. Ja uzņēmumam ir liela iekšējā IT komanda, vairāki paralēli attīstības projekti, sarežģīta integrāciju vide vai nepārtraukta vajadzība pēc klātbūtnes vadības līmenī katru dienu, iekšējs vadītājs var dot lielāku ātrumu un kontroli.

Tas īpaši attiecas uz organizācijām, kur IT ir tiešs konkurētspējas dzinējs, nevis atbalsta funkcija. Piemēram, ja uzņēmums pats izstrādā tehnoloģiju produktus, vada lielas datu platformas vai darbojas stingri regulētā nozarē ar apjomīgu iekšējo sistēmu portfeli, pilna laika vadītāja klātbūtne bieži ir pamatota.

Tomēr jāņem vērā, ka ar vienu pieņemtu darbinieku risks nepazūd. To vienkārši pārnes citā formā. Viena cilvēka modelis nozīmē atkarību no konkrētas pieredzes, pieejamības un spējas pārvaldīt ļoti atšķirīgus jautājumus - no drošības līdz iepirkumiem un no budžeta līdz arhitektūrai. Ja profils nav trāpīts precīzi, uzņēmums iegūst nevis stratēģisku vadību, bet dārgu operatīvo koordinatoru.

Kad CIO pakalpojums dod lielāku atdevi

Mazam vai vidējam uzņēmumam pilna laika CIO vai spēcīgs IT vadītājs bieži vien ir pārāk dārgs vai vienkārši nav nepieciešams katru dienu. Tas nenozīmē, ka stratēģiskā IT vadība nav vajadzīga. Tas nozīmē, ka tās patēriņš ir citāds.

CIO pakalpojums ir īpaši piemērots uzņēmumiem, kas atrodas izaugsmes, pārmaiņu vai sakārtošanas posmā. Piemēram, ja jāizveido skaidra infrastruktūras attīstības karte, jāsakārto rezerves kopēšanas un katastrofu atjaunošanas pieeja, jāveic IT audits, jāsamazina piegādātāju haoss vai jāievieš vadāmi drošības procesi, ārpakalpojuma modelis bieži ir efektīvāks.

Šādā modelī uzņēmums iegūst ne tikai vienu skatpunktu, bet bieži arī plašāku pieredzes bāzi. Ārējs CIO parasti redz dažādu nozaru vidi, biežāk sastop tipiskās kļūdas un ātrāk atpazīst riskus, kas iekšēji var šķist normāli tikai tāpēc, ka tie ir ierasti.

Vēl viens būtisks ieguvums ir mērogojamība. Ja vienā periodā nepieciešams vairāk uzmanības, piemēram, migrācijas, apvienošanās, audita vai jauna biroja atvēršanas laikā, iesaisti var palielināt. Kad pārmaiņu slodze mazinās, izmaksas atgriežas samērīgā līmenī.

Izmaksas nav tikai alga

Daudzi uzņēmumi salīdzinājumu sāk ar vienu rindu budžetā - cik maksā pilna laika IT vadītājs un cik maksā ārpakalpojums. Tas ir saprotami, bet nepietiekami.

Iekšēja vadītāja izmaksas ietver algu, nodokļus, atlases izmaksas, aizvietošanas risku, apmācības un bieži arī papildu resursus, jo viens cilvēks nevar nosegt visas specializācijas. Ja uzņēmums pieņem IT vadītāju, bet joprojām ir spiests atsevišķi pirkt drošības ekspertus, infrastruktūras arhitektus un ārējo atbalstu, kopējā bilde kļūst ievērojami dārgāka.

Ārpakalpojuma CIO modelī izmaksas parasti ir skaidrāk sasaistītas ar konkrētu rezultātu un iesaistes apjomu. Tas ne vienmēr būs lētākais variants absolūtos skaitļos, īpaši intensīvu projektu laikā, taču daudzos gadījumos tas ir ekonomiski racionālāks. Jo īpaši tad, ja uzņēmumam vajadzīga pieredzējusi vadība, bet ne katru darba dienu no deviņiem līdz pieciem.

Kontrole, pieejamība un uzticēšanās

Pret ārpakalpojuma modeli nereti ir viens iebildums - vai ārējs partneris tiešām pietiekami labi sapratīs uzņēmumu. Tas ir pamatots jautājums. Ja pakalpojums tiek sniegts virspusēji, bez regulātas iesaistes un bez atbildības par rezultātu, risks patiešām pastāv.

Tāpēc būtiska ir nevis forma viena pati, bet pārvaldības kvalitāte. Labs CIO pakalpojums nozīmē regulāru vadības ritmu, skaidru prioritāšu noteikšanu, dokumentētu vidi, KPI vai citu kontroles mehānismu, incidentu un risku pārskatus, budžeta caurspīdību un saprotamu lēmumu loģiku. Ja tas ir nodrošināts, ārējais modelis var būt pat disciplinētāks nekā iekšēja amata vieta bez skaidri definēta mandāta.

Savukārt iekšējs IT vadītājs var sniegt lielāku operatīvo klātbūtni un politisko ietekmi organizācijā. Tas ir svarīgi, ja IT lēmumi ik dienu jākoordinē ar vairākām nodaļām vai uzņēmuma vadība vēlas vienu konkrētu cilvēku, kurš pilnībā pārstāv tehnoloģiju funkciju uzņēmuma iekšienē.

Kā pieņemt lēmumu bez minējumiem

Praktiski pareizā pieeja nav jautāt, kurš modelis ir labāks vispārīgi. Jājautā, kāda vadības kapacitāte uzņēmumam nepieciešama nākamajos 12 līdz 24 mēnešos.

Ja tuvākajā laikā paredzēti lieli pārveides projekti, jāceļ drošības briedums, jāsakārto dokumentācija, jāpārskata piegādātāji vai jāizveido skaidra IT pārvaldības struktūra, CIO pakalpojums bieži ļauj sākt ātrāk un ar mazāku risku. Ja uzņēmumam jau ir nobriedusi IT funkcija un dienaskārtība prasa pastāvīgu iekšējo vadītāju, pilna laika pozīcija būs piemērotāka.

Dažos gadījumos labākais risinājums ir starpmodelis. Uzņēmums sāk ar ārēju CIO, sakārto vidi, izveido arhitektūras un drošības pamatus, definē procesus un tikai pēc tam pieņem iekšēju IT vadītāju ar skaidru mandātu. Tas bieži ir gudrāks ceļš nekā steigā pieņemt vadītāju, pirms pats uzņēmums ir sapratis, ko no šīs lomas patiesībā sagaida.

Tieši šeit ārējais partneris var dot ne tikai pakalpojumu, bet arī struktūru. KSK IT tipa pieeja šādos gadījumos ir vērtīga tāpēc, ka apvieno stratēģisko vadību ar praktisku infrastruktūras un atbalsta izpildi, nevis atstāj uzņēmumu vienu pašu starp plānu un realitāti.

CIO pakalpojums vai IT vadītājs - galvenais kritērijs ir biznesa vajadzība

Ja lēmums tiek pieņemts tikai pēc amata nosaukuma vai ieraduma, rezultāts bieži ir neefektīvs. Uzņēmumam nav vajadzīgs CIO tāpēc, ka tā dara citi. Un nav obligāti jāalgo IT vadītājs tikai tāpēc, ka uzņēmums ir sasniedzis noteiktu darbinieku skaitu.

Svarīgākais ir saprast, kādu risku, tempu un pārmaiņu apjomu jūsu uzņēmums šobrīd pārvalda. Ja nepieciešama augsta līmeņa IT vadība bez pilna laika izmaksu sloga, CIO pakalpojums var būt precīzāks risinājums. Ja vajadzīga nepārtraukta iekšēja klātbūtne un ikdienas vadības ietekme uzņēmuma struktūrā, IT vadītājs būs loģiska izvēle.

Labs lēmums šeit nav prestiža jautājums. Tas ir biznesa nepārtrauktības, izmaksu kontroles un vadāmas attīstības jautājums. Jo agrāk šī izvēle tiek balstīta reālās vajadzībās, nevis pieņēmumos, jo mazāka iespēja, ka IT kļūs par kavēkli brīdī, kad uzņēmumam visvairāk vajadzīgs temps un stabilitāte.